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平日の「時給」を上げる、時間を増やす方法をいろいろ試しています。

三連休の中日はお天気も無事に回復!今日のブログは時間を増やす方法について、今は夫婦二人暮らしなので、生活は順調に回っていますが、子供の登場できっとかなりのタイムマネジメントが必要になることは間違い無し・・ ><  大波に巻き込まれる前に(笑)、今考えていること、トライしていることをまとめてみました。

電話、メールは極力使わず、Slack, LINE, WhatsApp、Messenger 使用


私の仕事は主に日本のお客様とイタリアの工場やショールーム、代理店とのやりとりがメインです。今は出張に行けないのでアテンドの立ち合いは無し。シーズンごとの商品発注や企画提案、納期管理等がメインです。


今までは基本のやりとりは全てメール。ちょっとした確認だったらしょっちゅう電話が鳴り響き、携帯の着信履歴が増える一方で・・電話が苦手な私はその内容にすべてメールで返信したりしていました 汗 電話でさくっと確認が取れるのはいいけれど、相手が都合悪い時もあるのであまり仕事に向いていないツールだなと最近思っています。 


代替として大活躍なのは、Slack, LINE, WhatsApp, Messenger 等の SNS。メールでご挨拶・・・から初める必要もないし、時間があるときにささっと返信出来る。メールよりも即レスしやすいし、進捗報告もいれやすい。Yes か No だけだったら、こういうツールを使ったほうが絶対に早いし、ログも残って見返しやすいです。イタリアの取引先はほぼWhatsAppでつながっているので、パソコンにもアプリをダウンロードして対応。恐らくメールやりとりは毎年10%ずつくらい減っている気が。初めまして方とはまずメール、なのは変わらずなので、そうじゃない方とはメール以外の方法でつながるようにしています。 

なんでも文書で残して共有しておく。あれなんだったっけ?と戻る時間を減らす 

とはいえ、↑であげたようなツールだけだと塊としての情報がまとまって読めないことが。そういう時はすぐに議事録のような「まとめ」を簡単でも作っておいて、相手とすぐに共有しておきます。「間違っていたら書き足し、追記もどんどんお願いします」という流れにしておけるとベスト。私は同僚とこの作業をやることによって、確認にかかる時間が大幅に減りました。ものを探す時間、確認の時間ってどうしても必要って思っていたけれど、えいやーと減らそうとすれば減らせるものですね。 


ものを探す時間、というのは。単純にものを減らせば解決です笑 シンプル! 

自分しか出来ないことだけになるべくなるべく寄せていく 

自分のルーティンがどんどん増えてきたら、赤信号・・かと思っています。それはもう手慣れた作業で、人に頼めるものなので新しいことを学ぶためのタイミングがやってきたということ。それをやる時間を確保出来るかどうか・・・。上司や、経営者の采配でどうしても自分の仕事の裁量や範囲を決められない場合も多いサラリーマンという立場ですが、そこは頭をなんとか使ってみる。

  • もっと便利、簡単、早い、スムーズな方法を数字付きで説明
  • 人に振ったり、ワークシェアしながら仕事の総量を減らす
  • 「そもそもこれって・・過去の習慣では?」とゼロベースで考える。プロセスを大胆にカットしてみる。意外に問題って発生しない。
  • 生まれた時間は、好きなこと、勉強してみたいこと、人に会う時間に投下! 

まとめ

偉そうに書いてみましたが汗汗、何か試してみたいことが一つでもあれば!自分だけが楽に、時間をもらうという発想ではなく・・あくまでも目的は全体最適。同じ結果が早く正確に出るのであれば、ツールを試してみること、マメに細かくコミュニケーションを取れるようなフラットな雰囲気、ゼロベースで「そもそも。。」と考えてみること。私も今回ブログにまとめてみて、やりたいことが出てきました! 

  • 書類量を半分にする
  • ルーティンタスクを20%減らす。または工数を減らす。 
  • 小さなことでも逐一報告。

 
忙しさで日々バタバタ >< よりも、いつも先が見通せる時間と新しいことをやる体力をキープしていきたいと思っています。


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